منسق فعاليات

الوصف الوظيفي

تبحث Holidayys.com عن منسق فعاليات منظم يتابع العمل بنفسه على أرض الواقع، ليساعد في تخطيط الفعاليات وتنفيذها في دبي. وانطلاقا من خبرتنا في إدارة الفعاليات، نريد شخصا قادرا على تحويل متطلبات العملاء إلى خطط واضحة، والتنسيق مع الموردين، وضمان سير الفعاليات بسلاسة من مرحلة التحضير حتى الانتهاء. يناسب هذا الدور من يستمتع بالعمل مع الناس، ويهتم بالتفاصيل، ويحافظ على هدوئه عندما تتغير الخطط. العمل حضوري: في مكتبنا في الجافلية، دبي، وفي مواقع الفعاليات. ويتحدد الراتب بحسب الخبرة. للتقديم، اضغط على زر «تقدم لهذه الوظيفة» وأرفق سيرتك الذاتية. وفي خطاب التقديم، حدثنا عن فعالية قمت بتنسيقها: حجمها التقريبي، ومسؤولياتك فيها، وكيف أدرت الموردين والميزانية. ويرجى ذكر فترة الإشعار لديك أو أقرب موعد يمكنك أن تبدأ فيه.

المسؤوليات الرئيسية

• فهم متطلبات العملاء وإعداد خطط الفعاليات وجداولها الزمنية وقوائم المراجعة والعروض المقترحة
• البحث عن أماكن الفعاليات وخدمات تقديم الطعام والديكور والمعدات السمعية والبصرية والفقرات الترفيهية وغيرها من موردي الفعاليات حسب الحاجة، والتنسيق معهم
• الحصول على عروض الأسعار ومقارنة الخيارات ومتابعة التكاليف قياسا إلى الميزانيات المعتمدة
• تنسيق تسجيل الضيوف والدعوات والتنقلات والإقامة عند الحاجة
• الحفاظ على تواصل واضح مع العملاء والموردين والفرق الداخلية
• الإشراف على تجهيز الفعاليات والتنسيق في الموقع وفك التجهيزات بعد انتهائها، ومعالجة المشكلات بسرعة
• الاحتفاظ بسجلات دقيقة للحجوزات والتزامات الموردين والمدفوعات ومتطلبات الفعاليات
• جمع الملاحظات بعد الفعاليات واقتراح تحسينات للفعاليات المقبلة

المتطلبات

• خبرة عملية سابقة في تنسيق الفعاليات أو إدارتها
• مهارات قوية في التنظيم والتواصل والتنسيق مع الموردين
• القدرة على إدارة عدة مهام ومواعيد نهائية مع الحفاظ على الاهتمام بالتفاصيل
• الثقة في التعامل مع الميزانيات وعروض الأسعار وجداول البيانات وأدوات الجدولة
• الاستعداد للعمل حضوريا في دبي وفي مواقع الفعاليات، بما في ذلك الفعاليات المسائية أو في عطلات نهاية الأسبوع عند الحاجة

المؤهلات

• أسلوب عملي في حل المشكلات، وتوجه مهني يركز على العميل
• تعد الخبرة في السفر أو الضيافة أو فعاليات الشركات أو الخدمات اللوجستية للمجموعات ميزة إضافية

المهارات المطلوبة

• تخطيط الفعاليات
• اختيار أماكن الفعاليات
• التنسيق مع الموردين
• متابعة الميزانية
• عروض الأسعار
• تسجيل الضيوف
• التنسيق في الموقع
• التواصل مع العملاء
• الجدولة